Bu Gizlilik Politikası, T.C. İçişleri Bakanlığı Göç İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilen "Bulut" güvenli içerik iş birliği platformunun, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektedir. Bulut; dosya yönetimi, ofis uygulamaları, mesajlaşma, video konferans, takvim, kişiler, görev yönetimi, formlar, yapay zeka asistanı ve daha birçok entegre modülden oluşan kapsamlı bir iş birliği ekosistemidir.
1 Veri Sorumlusu
Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca aşağıda kimliği belirtilen veri sorumlusu tarafından işlenmektedir:
| Veri Sorumlusu | T.C. İçişleri Bakanlığı |
| Telefon | +90 (312) 422 46 00 |
| İnternet Sitesi Adresi | https://www.icisleri.gov.tr |
| E-posta Adresi | icisleribakanligi.kvkk@hs01.kep.tr |
| Adres | Devlet Mahallesi İnönü Bulvarı No: 4 PK: 06010 Çankaya/ANKARA |
2 İşlenen Kişisel Veriler
Bulut platformu, çok sayıda entegre modül içeren kapsamlı bir iş birliği ekosistemidir. Her modül kapsamında işlenen kişisel veriler aşağıda detaylı olarak açıklanmaktadır:
Kimlik ve Hesap Bilgileri
Tüm modüllerde ortak olarak işlenen temel veriler:
- Ad ve soyad, kurum sicil numarası, birim bilgisi
- Kurumsal e-posta adresi
- Profil fotoğrafı (isteğe bağlı)
- Oturum ve yetkilendirme bilgileri
Modül Bazlı İşlenen Veriler
🏠 Pano
- Widget tercihleri ve düzeni
- Bildirim ve özet verileri
- Hava durumu konum verisi (isteğe bağlı)
- Takvim ve favori kısayolları
📁 Dosyalar
- Yüklenen dosya ve belgeler
- Klasör yapısı ve organizasyonu
- Paylaşım kayıtları ve izinleri
- Dosya sürüm geçmişi
- Çöp kutusu ve silme kayıtları
📝 Ofis (Takım Çalışması)
- Belge içeriği (DOCX, XLSX, PPTX, ODF)
- Eş zamanlı düzenleme oturumları
- Değişiklik geçmişi ve yazar bilgisi
- Belge karşılaştırma verileri
🖼️ Fotoğraflar
- Görsel dosyaları ve albüm yapıları
- EXIF meta verileri (tarih, konum, cihaz)
- Otomatik etiketleme verileri
- Harita görünümü konum verileri
💬 Kırlangıç (Mesajlaşma)
- Mesaj içerikleri ve sohbet geçmişi
- Sesli/görüntülü arama meta verileri
- Ekran paylaşımı akışları
- Çevrimiçi durum bilgisi
- Cihazlar arası mesaj senkronizasyonu
🔍 Kaşif
- Arama sorguları ve sonuç etkileşimleri
- İçerik dizinleme verileri
- Dosya tipi sınıflandırma verileri
- Modüller arası birleşik arama geçmişi
🎥 Konferans
- Toplantı kayıtları (Bulut'ta depolanır)
- Katılımcı listeleri ve süreleri
- Beyaz tahta çizimleri
- Toplantı içi soru-cevap içerikleri
🎙️ Mülakat
- Mülakat oturum kayıtları ve süreleri
- Katılımcı ve değerlendirici bilgileri
- Görüşme notları ve puanlama verileri
- Randevu ve planlama bilgileri
📋 Hızlı Notlar
- Not içerikleri ve Markdown verileri
- Kategori ve etiket bilgileri
- Düzenleme geçmişi
- Çevrimdışı senkronizasyon durumu
👤 Kişiler
- İletişim bilgileri (telefon, e-posta)
- Grup üyelikleri
- Ofis dışı durumu ve müsaitlik bilgisi
- Dizin senkronizasyon verileri
📅 Takvim
- Etkinlik bilgileri (tarih, saat, konum, katılımcılar)
- Paylaşılan takvimler ve kaynak rezervasyonları
- Hatırlatıcı ve bildirim tercihleri
- Yinelenen etkinlik kuralları
📊 Tablolar
- Tablo şemaları ve satır verileri
- Sütun tanımları ve veri tipleri
- Eş zamanlı düzenleme geçmişi
- Dışa aktarım verileri
📊 Projeler
- Proje yapısı ve Kanban pano verileri
- Kart durumları, etiketler ve atamalar
- Görev ekleri ve yorumları
- Aktivite geçmişi
✅ Görevler
- Görev içerikleri ve öncelikleri
- Teslim tarihleri ve tamamlanma durumları
- Atanan kişi bilgileri
- Kategori ve hatırlatıcı tercihleri
📝 Formlar
- Form yanıtları ve gönderim verileri
- Koşullu mantık yapıları
- Yanıt analitikleri ve istatistikler
- Yanıtlayan meta verileri
🔖 Yer İmleri
- Yer imi URL'leri ve başlıkları
- Etiket ve kategori bilgileri
- Paylaşılan yer imi koleksiyonları
- Toplu yönetim işlem kayıtları
📢 Duyurular
- Duyuru içerikleri ve alıcı listeleri
- Okunma/görüntüleme durumları
- Hedefli dağıtım (birim/grup bazlı)
- Arşiv ve arama verileri
📜 İşlem Günlüğü
- Tüm modüllerdeki kullanıcı işlem kayıtları
- Zaman damgaları ve IP adresleri
- Başarılı/başarısız işlem durumları
- Güvenlik denetim raporları
🤖 Asistan (Bilge8)
- Yapay zeka sorguları ve yanıtları
- Belge özetleme ve analiz talepleri
- Otomatik içerik sınıflandırma verileri
- Sohbet etkileşim geçmişi
⚙️ Senkronizasyon ve Teknik Veriler
- Cihaz senkronizasyon kayıtları
- Bağlı cihaz bilgileri
- IP adresi ve oturum kayıtları
- Tarayıcı/cihaz bilgisi ve uygulama sürümü
Cihaz İzinleri
Bulut platformu, entegre modülleri aracılığıyla aşağıdaki cihaz izinlerini talep edebilir:
- Kamera: Kırlangıç ve Konferans modüllerinde görüntülü arama için
- Mikrofon: Kırlangıç ve Konferans modüllerinde sesli iletişim için
- Ekran Paylaşımı: Kırlangıç ve Konferans modüllerinde sunum ve paylaşım için
- Konum: Fotoğraflar modülünde harita görünümü ve Pano hava durumu widget'ı için (isteğe bağlı)
- Dosya Sistemi: Dosyalar modülünde yükleme/indirme ve masaüstü senkronizasyon istemcisi için
Bu izinler yalnızca ilgili modül özelliği kullanılırken aktif olur ve kullanıcı tarafından istenildiğinde kapatılabilir.
Önemli: Bulut platformundaki tüm modüllerde depolanan veriler, kurum içi sunucularda barındırılmaktadır. Yapay zeka asistanı dahil hiçbir modül harici servislere veri göndermez. Verileriniz kurumun veri merkezinden dışarı çıkmaz; hiçbir üçüncü taraf bulut servisine aktarılmaz.
3 Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
- • Kurum içi güvenli dosya paylaşımı, depolama ve iş birliği hizmetlerinin sağlanması
- • Kullanıcı kimlik doğrulama ve modül bazlı yetkilendirme işlemlerinin yürütülmesi
- • Cihazlar arası veri senkronizasyonunun sağlanması
- • Eş zamanlı belge düzenleme ve proje yönetimi hizmetlerinin sunulması
- • Anlık mesajlaşma, sesli/görüntülü arama ve video konferans hizmetlerinin sağlanması
- • Takvim, kişi ve görev yönetimi ile kurumsal organizasyonun desteklenmesi
- • Form ve anket aracılığıyla veri toplama ve analiz süreçlerinin yürütülmesi
- • Yapay zeka destekli belge özetleme ve asistan hizmetlerinin sunulması
- • Denetim günlükleri ile bilgi güvenliği ve uyumluluk süreçlerinin yönetimi
- • Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
Veri Paylaşımı ve Aktarımı: Bulut platformunun hiçbir modülünde işlenen dosya, belge, mesaj, toplantı kaydı veya kişisel veri; hiçbir ticari amaçla kullanılmaz, yurt dışına aktarılmaz, üçüncü taraf şirketlere veya bulut servislerine kesinlikle paylaşılmaz. Yapay zeka modeli dahil tüm bileşenler tamamen kurumumuzun (on-premise) sunucularında kapalı devre olarak barındırılmaktadır.
4 Hukuki Dayanak
Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesi kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- • Madde 5/2(a): Kanunlarda açıkça öngörülmesi
- • Madde 5/2(ç): Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- • Madde 5/2(e): Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- • Madde 5/2(f): İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
5 Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel verileriniz, işlenme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca saklanmaktadır.
Dosya ve belgeler, kullanıcı tarafından silinmediği sürece platformda saklanır. Silinen dosyalar çöp kutusunda 30 gün tutulduktan sonra kalıcı olarak kaldırılır.
Kullanıcı hesap bilgileri, personelin kurumdan ayrılmasını takiben 30 gün içinde silinir veya anonim hale getirilir.
Teknik log kayıtları, 5651 sayılı Kanun gereği en az 2 yıl olmak üzere, kurumsal politikamız doğrultusunda 10 yıl süreyle saklanır.
Hesap ve Veri Silme
Kullanıcılar, hesaplarının ve kişisel verilerinin silinmesini talep etme hakkına sahiptir. Hesap silme/kapatma işlemi için kurumsal talep yönetim sistemi (talep.goc.gov.tr) üzerinden başvuru yapılması gerekmektedir.
6 Veri Güvenliği Tedbirleri
Teknik Tedbirler
- TLS 1.2/1.3 iletişim şifreleme
- Uçtan uca dosya şifreleme (E2EE) desteği
- WebRTC ile medya akışı şifreleme (Kırlangıç, Konferans)
- Sunucu tarafı dosya şifreleme
- Kurum içi sunucularda barındırma (self-hosted)
- Modül bazlı erişim kontrolü ve izin yönetimi
- Kapsamlı denetim günlüğü (İşlem modülü)
- Düzenli güvenlik testleri ve yedekleme
İdari Tedbirler
- Kişisel veri işleme envanteri
- Personel gizlilik taahhütnameleri
- Düzenli KVKK eğitimleri
- Veri ihlali müdahale prosedürleri
- Periyodik iç denetim süreçleri
7 Kişisel Veri Sahibinin Hakları
KVKK'nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
f) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
g) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
8 Başvuru Yöntemi
KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı kullanmak için "Veri Sahibi Başvuru Formu"nu doldurarak aşağıdaki yöntemlerle başvurabilirsiniz:
KEP Kanalıyla: icisleribakanligi.kvkk@hs01.kep.tr
Posta / Noter Kanalıyla: Devlet Mahallesi İnönü Bulvarı No: 4 PK: 06010 Çankaya/ANKARA
Elden Teslim: Kimliğinizi tespit edici belgeler ile birlikte aynı adrese elden teslim edebilirsiniz.
Başvurularınız, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.
Veri Sahibi Başvuru Formu
KVKK İlgili Kişi Başvuru Formu (.docx, ~80 KB)
9 Politika Değişiklikleri
Bu Gizlilik Politikası, yasal düzenlemeler veya uygulama güncellemeleri doğrultusunda değiştirilebilir. Güncellemeler bu sayfa üzerinden duyurulacaktır.